E.II. Assurance-qualité des programmes de soutien aux jeunes chercheurs
Dans le cadre du suivi de l’assurance-qualité, le Secrétariat de l’UFA effectue un contrôle à trois niveaux pour les programmes de soutien aux jeunes chercheurs :
- les justificatifs d’utilisation des allocations (partie comptable et rapport d’activité) pour l’ensemble des programmes,
- le suivi des flux de doctorants pour les collèges doctoraux,
- la participation effective aux manifestations scientifiques.
Les justificatifs d’utilisation des allocations sont produits et transmis à l’UFA par les porteurs de projet chaque année au plus tard le 31 mars pour les collèges doctoraux et, pour les manifestations scientifiques, 4 mois après l’issue du projet.
Justificatif comptable d’utilisation des allocations
Chaque établissement doit rendre compte de l’utilisation des allocations perçues de l’UFA.
Le justificatif est contrôlé aux niveaux formels et comptables, sur la base des directives relatives à l’utilisation des allocations en vigueur.
Si une irrégularité est constatée, l’établissement est immédiatement contacté pour un complément d’information.
Si l’irrégularité est avérée (par exemple une dépense non éligible), elle entraîne une demande de remboursement.
Si l’établissement ne se manifeste pas, les aides aux frais de fonctionnement ne sont pas versées lors du soutien ultérieur attendu par le collège doctoral concerné ou ni consenties pour une autre manifestation scientifique par les mêmes partenaires.
Rapport d’activités
Un rapport d’activités est à compléter à l’issue du programme ou de la manifestation scientifique par les responsables de programmes et à retourner à l’UFA.
Les principaux thèmes à aborder sont :
1) Pour les collèges doctoraux et la cotutelle de thèse :
- la qualité de l’encadrement des doctorants,
- l’acquisition de qualifications-clés et de compétences linguistiques et interculturelles,
- et pour le collège doctoral, en sus : la structuration du programme de formation doctorale et de recherche (formes d’enseignement spécifiques, sélection binationale des doctorants), l’articulation entre la formation doctorale et postdoctorale, la diffusion des résultats de la recherche.
2) Pour les manifestations scientifiques pour jeunes chercheurs (Ateliers de recherche, Écoles d’été) :
- la qualité scientifique et pédagogique de la manifestation (conférences, ateliers et débats ; cours de mise à niveau et études de cas pour les écoles d’été),
- la qualité scientifique et pédagogique des intervenants,
- l’approche méthodologique interculturelle,
- la cohérence entre origine des participants et orientation internationale de la manifestation,
- l’état effectif de la participation,
- la diffusion des résultats de la rencontre (sous forme imprimée et/ou électronique).
Le justificatif pour les cotutelles de thèse :
- un exemplaire de la thèse par la poste (version imprimée),
- un compte-rendu de la thèse, en vue de la publication de celui-ci sur la plate-forme UFA « Thèse en ligne ».
Évolution des flux de doctorants et vérification de la participation effective aux manifestations scientifiques
Le suivi des flux de doctorants et de la participation aux manifestations est établi en confrontant les informations figurant dans la demande de soutien avec celles indiquées dans le rapport d’activité.
Pour les manifestations scientifiques, ces flux sont pris en compte lors de l’évaluation ultérieure d’une demande de soutien pour une autre manifestation par les mêmes partenaires.
Visite sur site
³¢â€™U¹ó´¡ se réserve, sur proposition de la commission scientifique et dans le cadre de l’évaluation, mais dans un usage limité et exceptionnel, la possibilité de procéder à une visite sur site.
Cette visite sur site a pour objectif une meilleure connaissance des établissements partenaires et une vérification de l’application sur site des critères de qualité, et plus globalement, la mise en place d’un accompagnement dans le développement de la coopération franco-allemande.
Composition de l’équipe en charge de la visite sur site
La visite sur site est effectuée par un membre de la direction de l’UFA ou de la commission scientifique, une personnalité qualifiée choisie par l’UFA pour cette mission et un collaborateur du Secrétariat.
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La direction de l’établissement est informée de la visite sur site par courrier de la direction de l’UFA six semaines à l’avance. Pendant ce délai, le contrôle est préparé par le Secrétariat de l’UFA qui prépare et rassemble tous les documents nécessaires au bon déroulement de cette visite.
Les visites sur site sont l’occasion de rencontrer la direction de l’établissement, les responsables de programmes, les étudiants du cursus d’études ainsi que les collaborateurs administratifs et financiers de l’établissement.
Conséquences de la visite
À l’issue de la visite sur site, le Secrétariat de l’UFA établit un rapport de visite. Ce dernier est transmis pour accord à l’expert qui a participé à la visite, puis au président de l’UFA.
Il sera ensuite adressé à la direction de l’établissement visité pour réaction avant validation définitive.
Un exemplaire du rapport est envoyé à l’établissement et un autre conservé à l’UFA. Le rapport est transmis à la commission scientifique pour prise en compte lors de la prochaine évaluation.
Conséquences en cas de manquements
Lors de la procédure de demande de soutien et d’évaluation
Dossier incomplet ou adressé hors délai
Dans ce cas, le porteur de projet ne peut pas prétendre au traitement de son dossier. Il appartient au Secrétariat de décider si les documents manquants pourront être fournis ultérieurement et si la demande de soutien peut encore être transmise sous forme lacunaire pour évaluation. Cette décision est prise par la direction de l’UFA sur avis du département gestionnaire du programme de soutien correspondant et après concertation avec le président de la commission scientifique de l’UFA.
Questions apparaissant durant l’évaluation des demandes
Dans le cas où les experts constatent, dans le dossier de demande, des imprécisions qui nécessitent des informations complémentaires de la part du porteur de projet et doivent impérativement être clarifiées pour l’évaluation de la demande, il y a lieu de noter que :
- le porteur de projet est seul responsable du soin apporté à remplir et à compléter le formulaire de demande ;
- les experts doivent être en mesure de déterminer sans équivoque si le porteur de projet satisfait ou non aux critères de soutien ; c’est pourquoi ils ne peuvent uniquement évaluer que ce qui est clairement formulé ;
- si une équivoque subsiste, l’évaluation ne peut pas avoir lieu et aucun point ne pourra être attribué dans le paramètre d’évaluation concerné ;
- les informations complémentaires demandées par les experts pourront uniquement être fournies durant la période de traitement individuel des dossiers de demande par les experts. Pendant ce temps, les experts peuvent s’adresser au département concerné du Secrétariat de l’UFA pour obtenir de plus amples informations. Celui-ci effectuera des recherches dans la mesure de ses possibilités et, en cas de besoin, se mettra en rapport avec le porteur de projet afin d’obtenir des éclaircissements.
Prise de position des établissements demandeurs après la décision du conseil d’université
Les porteurs de projet ont la possibilité de prendre position par rapport à la décision du conseil d’université et à l’avis d’expertise, ou de commenter cet avis. Cette prise de position sera adressée au Secrétariat. Le département gestionnaire du programme concerné par la demande de soutien traitera le dossier et préparera une réponse, qui émanera de la présidence de l’UFA. La décision du conseil d’université reste cependant irrévocable.
Modifications effectuées durant la période de soutien
Lorsqu’un programme soutenu est transformé durant la période de soutien, à quelque niveau que ce soit, par rapport au projet initialement évalué de manière positive par les experts, ce changement devra être communiqué et justifié vis-à -vis du Secrétariat.
Cette règle s’applique également si des données significatives relatives au formulaire de demande de soutien doivent être modifiées.
Il appartient au Secrétariat de décider, selon la nature et l’ampleur des changements, si la modification du projet exige une nouvelle évaluation. En cas où une nouvelle évaluation est demandée, le Secrétariat peut décider en outre si le programme en question doit être évalué dans le cadre de la prochaine campagne ou si, en cas d’urgence notamment, l’expert initial peut être sollicité pour une évaluation intermédiaire.
Dysfonctionnements de fond constatés durant la période de soutien
Il y a dysfonctionnement lorsque les critères de qualité sur la base desquels la demande a été évaluée positivement ne sont pas transposés dans la pratique.
En cas d’impossibilité de remédier immédiatement aux dysfonctionnements constatés, le Secrétariat sera chargé par la direction de l’UFA de fixer aux établissements partenaires un délai réaliste au cours duquel ces améliorations devront être apportées. Le Secrétariat de l’UFA contrôlera le respect du délai fixé et la mise en œuvre des modifications à effectuer. En cas de dysfonctionnements graves, le dossier sera soumis à l’expert qui a traité la dernière demande et/ou au président de la commission scientifique, à des fins de réexamen.
Si aucune décision ne peut être prise dans ce cadre, le dépôt d’une nouvelle demande de soutien à l’échéance la plus proche sera nécessaire.
Manquements administratifs
Le constat, lors du contrôle des justificatifs d’utilisation des allocations, de l’inéligibilité d’une dépense entraîne le remboursement du montant en question par l’établissement.
Le constat de vice de forme (par exemple document ou signature manquant) entraîne des courriers de rappel portant la signature du chef de département pour le premier, du secrétaire général pour le deuxième et du président de l’UFA pour le troisième et dernier.
Dispositions finales
La direction de l’UFA se réserve le droit de mettre en œuvre d’autres sanctions si les moyens précédemment évoqués restent inopérants, il est également donné, sous réserve d’information des instances concernées, pouvoir au Secrétariat de l’UFA de faire évoluer la présente charte afin de l’adapter aux nouvelles exigences décidées par ces mêmes instances, et/ou aux nouveaux appels à projets de ses programmes de soutien.