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Les délais d’évaluation et de décision pour les programmes de soutien aux jeunes chercheurs

Les règles définies par l’UFA prévoient qu’un délai minimal de 2 à 3 mois est accordé à l’expert pour finaliser son expertise scientifique. Le délai ne saurait engager la responsabilité de l’UFA, qui reste tributaire des contraintes extérieures liées aux désistements tardifs des experts qu’elle sollicite.

Le déroulement des campagnes d’évaluation diffère selon le type d’appel à projets et la nature des programmes. ³¢â€™U¹ó´¡ publie en effet

des appels à projets annuels :

C’est le cas pour les Collèges doctoraux franco-allemands.

• 6 mois entre la publication de l’appel à projets le 2 mai de l’année en cours et le dépôt des demandes au 31 octobre de cette même année.
• 2 mois pour les évaluations formelle puis scientifique (novembre – février)

 

des appels à projets pluriannuels :

C’est le cas pour les Manifestations scientifiques pour jeunes chercheurs (Ateliers de recherche et Écoles d’été et d’hiver).

• Les demandes de soutien pour une manifestation scientifique pour jeunes chercheurs peuvent être déposées à plusieurs échéances définies dans les appels à projets, la décision de soutien intervenant dans un délai de 4 mois.

 

des appels à projets permanents :

C’est le cas pour les Cotutelles de thèse :

• Il s’agit d’un appel à candidatures permanent. Le dossier de demande peut être déposé dès que la convention de cotutelle de thèse a été signée par les établissements contractants.
• La date d’établissement de cette convention ne doit pas être supérieure à un an.
• La demande de soutien limitée à la soutenance peut être déposée tout au long de l’année, au plus tard 6 semaines avant la soutenance de la thèse.

Les étapes du processus d’évaluation et de décision

Selon le type d’instrument de soutien, le processus d’évaluation et de décision diffère sur les points suivants : nombre d’experts, intervention de la commission scientifique et instance de décision.

Le processus menant à la décision comprend les étapes suivantes :

ɱ¹²¹±ô³Ü²¹³Ù¾±´Ç²Ô formelle

Le Secrétariat de l’UFA effectue une évaluation formelle de tous les dossiers de demande de soutien afin d’en vérifier la conformité et la recevabilité de principe.
Lorsqu’un dossier comporte des lacunes, le Secrétariat veillera, dans la mesure du possible, à ce que ces lacunes soient comblées avant de transmettre ensuite la demande à l’évaluation. Si ces lacunes dévaluent la demande même, celle-ci ne sera pas soumise à évaluation.

ɱ¹²¹±ô³Ü²¹³Ù¾±´Ç²Ô scientifique

L’évaluation scientifique est réalisée par deux experts, français et allemand, pour le collège doctoral.

Pour les manifestations scientifiques, l’évaluation est réalisée par un jury composé de la présidence de l’UFA et de la présidence de la commission scientifique. Lorsque le montant demandé est supérieur à 15 000€, le projet est auparavant évalué par un expert externe.

Pour les cotutelles de thèses, la décision est prise par la présidence ou le secrétaire général sur la base de la proposition de soutien.

Proposition de soutien et décision

Afin de garantir la cohérence des expertises des différents experts, le résultat des évaluations des programmes est en règle générale examiné dans le cadre de la commission scientifique.
La décision revient en général au conseil d’université, sur proposition de la commission scientifique.

Les résultats de l’évaluation des collèges doctoraux faite par les experts sont présentés à la commission scientifique par un de ses membres dûment désigné par son président. La commission scientifique expose au conseil d’université ses conclusions.

Le conseil d’université décide du soutien ou non des projets de collèges doctoraux lors de sa première réunion annuelle.

Le conseil d’université a autorisé le président de l’UFA à statuer sur les demandes de soutien pour les cotutelles de thèse et les manifestations scientifiques sur la base des résultats d’évaluation et en fonction des moyens budgétaires disponibles, en accord avec le président de la commission scientifique. Le président informe le conseil d’université des décisions de soutien lors de sa prochaine réunion.

Après la prise de décision, les résultats sont communiqués par courrier, dans les meilleurs délais, aux établissements demandeurs. Les commentaires des experts sont joints à la notification de la décision du conseil d’université, sous forme anonyme. Tout projet non soutenu peut présenter une nouvelle demande de soutien à la campagne d’évaluation suivante.
Pour les manifestations scientifiques, le président de l’UFA statue, en accord avec le président de la commission scientifique, sur les demandes de soutien et informe le conseil d’université lors de sa prochaine réunion des décisions ayant été prises.