D.I. Les principes généraux de l’évaluation
L’évaluation d’un programme par l’UFA est fondée sur et consécutive à la présentation d’une demande de soutien répondant à un appel à projets.
Dans le cas d’une demande de prolongation de soutien, notamment pour les programmes d’études et les programmes de PhD-Track les résultats de l’évaluation administrative et des rapports étudiants intégrant l’appréciation des acquis antérieurs sont pris en compte dans l’appréciation globale.
Les demandes de soutien adressées à l’UFA sont soumises à une procédure d’évaluation en plusieurs étapes.
L’évaluation se fonde :
- sur des expertises menées par des enseignants-chercheurs externes et indépendants, français et allemands, appelés « experts » par la suite.
- sur les recommandations d’instances consultatives telles que les groupes d’évaluation et la commission scientifique.
³¢â€™U¹ó´¡ se doit de respecter le principe généralement appliqué dans les milieux scientifiques de « peer group-review », l’évaluation par les pairs.
Pour l’évaluation de ses programmes franco-allemands, l’UFA entend disposer des jugements d’un tandem d’experts : un expert issu d’un établissement d’enseignement supérieur français et un expert issu d’un établissement d’enseignement supérieur allemand.
Les experts devront à chaque fois évaluer l’ensemble du dossier, c’est-à -dire les parties française et allemande.
L’évaluation des programmes d’études se fait pour une période de quatre ans (à l’exception des programmes de PhD-Track évalués tous les 5 ans) et est renouvelable. Lors d’une évaluation, mais de façon marginale, un contrôle après deux années peut être demandé par le groupe d’évaluation et la commission scientifique.
³¢â€™U¹ó´¡ propose chaque année, notamment pour les nouveaux experts des cursus d’études et des programmes de PhD-Track, une réunion d’information, en vue de leur expliciter la procédure d’évaluation, les critères à respecter et donc de bien les préparer à leur mission d’évaluation.
Sélection des experts et conditions de travail
Pour la sélection des experts, le Secrétariat de l’UFA recherche des experts français et allemands sur la base des critères définis ci-après. Il adresse la liste de ces experts au Secrétaire général pour information et les propose au président de la commission scientifique pour validation.
Le choix et la désignation des experts, qui se mettent ainsi ponctuellement au service de l’UFA, vise à garantir le respect des principes suivants :
Qualification
Le choix de l’expert repose sur la base de certaines compétences :
- posséder la qualification scientifique adéquate et justifier d’une activité dans le domaine disciplinaire concerné,
- l’enseignement et/ou la recherche doivent constituer une des activités professionnelles régulières de l’expert sollicité,
- avoir une connaissance suffisante de la culture disciplinaire et du système universitaire du pays partenaire,
- si possible avoir de bonnes connaissances sur ce qu’est un cursus intégré binational,
- avoir une sensibilité envers l’insertion professionnelle des diplômés de l’enseignement supérieur,
- disposer de compétences linguistiques dans les langues de travail de l’UFA, et au moins posséder une bonne compréhension passive de la langue du partenaire.
Indépendance / impartialité
Ne pourront pas être engagées comme experts, les personnes :
- qui sont employées ou liées par contrat à l’établissement concerné par la mission d’expertise ou qui mettent en œuvre avec l’établissement des projets de coopération d’une importance significative,
- qui sont membres de la commission scientifique et du conseil d’université de l’UFA.
Les présidents et vice-présidents des groupes d’évaluation ne peuvent être membres, ni de la commission scientifique, ni du conseil d’université de l’UFA. Ils peuvent assister à la commission scientifique en tant qu’observateurs et sur invitation expresse de la commission.
En outre, pour les programmes d’études, les présidents des groupes d’évaluation ne peuvent pas exercer de mission d’expertise pour l’UFA.
Loyauté / objectivité
Les experts s’engagent :
- à appliquer lors de l’expertise les critères de qualité, les exigences en matière d’évaluation et les règles d’évaluation de l’UFA,
- à accorder le même traitement aux différents projets à évaluer, en utilisant pour chacun d’entre eux les mêmes critères d’évaluation.
Engagements en termes de respect des délais
- ³¢â€™U¹ó´¡ s’engage à informer au plus tôt les experts sur leur mission d’évaluation et à leur fournir les documents nécessaires dans la forme adaptée.
- Les experts s’engagent à respecter les délais fixés par l’UFA concernant la remise des expertises. Pour le cas où ces délais ne pourraient pas être tenus, les experts doivent informer l´UFA du retard, et ce dans les meilleurs délais.
- Au cas où le Secrétariat aurait eu recours à un expert autre par manque de communication de la part de l’expert désigné, il ne pourra en principe plus être tenu compte de l’expertise de l’expert initialement mandaté si celui-ci devait la transmettre ultérieurement malgré tout.
Confidentialité et anonymat
Toutes les personnes impliquées dans la procédure d’évaluation s’engagent :
- à ne divulguer aucune information concernant le projet évalué à des tiers et à ne pas utiliser ces informations à d’autres fins que celle de leur évaluation même,
- à se conformer aux réglementations en vigueur en matière de traitement et d’archivage des données personnelles et d’informations relatives à la procédure,
- à ne pas entrer directement en contact avec les établissements demandeurs afin de préserver l’anonymat ; en cas de besoin d’informations complémentaires, celles-ci seront uniquement obtenues par l’intermédiaire du Secrétariat de l´UFA,
- à ne pas transmettre l’avis d’expertise aux porteurs de projet ou à des tiers ; les résultats d’évaluation seront communiqués à ces derniers (sous forme anonyme) par l’UFA.
Dans le cadre de l’évaluation et de la communication des résultats, l’UFA garantit la confidentialité et la mise en place de règles visant à éviter les conflits d’intérêts et chevauchements de fonctions dans tous ses organes et instances consultatives.
Obligation de présence
En particulier pour les programmes d’études, les nouveaux experts devraient être présents personnellement à la réunion d’information organisée à leur intention. De façon générale, tous les experts se doivent d’être présents à la réunion des groupes d’évaluation qui se tient à l’UFA en principe mi-février.
Participation d’autres personnes à la procédure d’évaluation des programmes d’études
Des personnalités du monde du travail, des représentants du monde économique ainsi que des représentants des étudiants participent à la réunion d’évaluation à titre d’observateurs aux côtés des experts. Ces personnes sont soumises aux mêmes règles d’impartialité, de confidentialité et d’objectivité que celles s’appliquant aux experts, à l’exception de l’obligation d’exercer une activité d’enseignement.
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³¢â€™U¹ó´¡ accorde aux experts une indemnité forfaitaire pour frais de bureau et rembourse les frais de déplacement occasionnés par leur venue à la réunion d’évaluation.