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Les démarches de demande de soutien pour les programmes d’études et de soutien aux jeunes chercheurs doivent remplir un certain nombre de critères :

Satisfaire à un principe de partenariat

Afin d’inscrire les actions proposées dans un principe de partenariat, la demande de financements est élaborée conjointement par l’ensemble des établissements partenaires impliqués, dont des établissements français et allemands, voire des pays tiers.
Pour les programmes d’études et de soutien aux jeunes chercheurs, un dépôt de dossier conjoint est demandé.

Rédiger un dossier de demande de soutien

Le dossier de demande de soutien comprend le formulaire de demande de soutien et les annexes qui s’y rapportent, conformément aux appels à projets.
Il doit être complet, dûment revêtu des signatures exigées et déposé dans les délais précisés dans les appels à projets à l’UFA.
Pour les programmes d’études, la demande de soutien, ainsi que les annexes jointes, doivent être rédigées dans les deux langues de travail de l’UFA (français et allemand), les deux n’étant pas de simples traductions l’une de l’autre.
Dans la demande de soutien doit clairement figurer une brève (maximum une page) description du profil du cursus (objectif global, thématique, contenus…). Il est souhaité que soit précisée quelle plus-value le cursus apporte par rapport aux cursus existants.

Respecter impérativement les dates de dépôt des demandes de soutien

Pour laisser à l’UFA le temps de sélectionner les experts, la demande de soutien doit faire d’abord l’objet d’une manifestation d’intérêt, déclarée à l’UFA au plus tard pour le 30 juin (à l’exception des manifestations scientifiques et cotutelles de thèse). Les porteurs de projets de type « cursus » reçoivent ensuite le lien vers leur demande de soutien personnalisée qu’ils doivent compléter et valider au plus tard pour le 31 octobre. Pour les autres instruments de soutien, un formulaire est envoyé par courrier et par courriel.

Le dépôt d’une demande de soutien doit être effectué en fonction des échéances et des périodes de soutien (cf. en annexe le document « Échéances de dépôt d’une demande de soutien et phases de soutien de l’UFA »).
Seuls les cursus d’études et les actions de soutien aux jeunes chercheurs ayant fait l’objet d’une évaluation positive peuvent être soutenus.
Lorsque le profil d’un cursus d’études, ou d’un collège doctoral, subit d’importantes modifications en cours de phase de soutien, il convient de procéder à une nouvelle évaluation, c’est-à-dire au dépôt d’une nouvelle demande de soutien.

Conséquences de la décision d’évaluation

Le résultat de l’évaluation pour un cursus d’études, ou un collège doctoral, détermine également l’accession à la qualité de partenaire de l’UFA puis, si souhaité, de membre de l’UFA.