E.II. Qualit盲tssicherung von Programmen zur F枚rderung von Nachwuchswissenschaftlern
F眉r die Qualit盲tssicherung von F枚rderprogrammen f眉r Nachwuchswissenschaftler f眉hrt das Sekretariat der DFH eine Pr眉fung auf drei Ebenen durch:
- Verwendungsnachweise (zahlenm盲脽iger Nachweis und Sachbericht) bei allen Programmen
- Doktorandenfl眉sse innerhalb der Doktorandenkollegs
- tats盲chliche Teilnehmerzahl der wissenschaftlichen Veranstaltungen
Die Projekttr盲ger sind gehalten, die Verwendungsnachweise im Falle der Doktorandenkollegs jedes Jahr bis sp盲testens 31.聽M盲rz, im Falle der wissenschaftlichen Veranstaltungen bis聽vier聽Monate nach Beendigung des Projekts der DFH vorzulegen.
Zahlenm盲脽iger Verwendungsnachweis
Jede Hochschule muss 眉ber die Verwendung der von der DFH gezahlten Zuwendungen Rechenschaft ablegen.
Die Verwendungsnachweise werden gem盲脽 den aktuellen Verwendungsrichtlinien formal und rechnerisch 眉berpr眉ft.
Sollten hierbei Unstimmigkeiten festgestellt werden, setzt sich die DFH unverz眉glich mit der betreffenden Hochschule in Verbindung.
Sollten sich die Unstimmigkeiten (z.聽B. im Falle einer nicht f枚rderf盲higen Ausgabe) best盲tigen, wird die Hochschule um eine R眉ckerstattung des entsprechenden Betrags gebeten.
Vers盲umt es die Einrichtung, hierzu Stellung zu nehmen, werden die Zahlungen der Infrastrukturmittel f眉r das Doktorandenkolleg ausgesetzt und/oder keine Infrastrukturmittelzahlungen f眉r andere wissenschaftliche Veranstaltung der betreffenden Kooperationspartner gew盲hrt.
Sachbericht
Nach Abschluss des Programms oder der wissenschaftlichen Veranstaltung erstellen die Programmbeauftragten einen Sachbericht, den sie der DFH vorlegen.
Die in diesem Bericht zu beleuchtenden zentralen Punkte sind:
1) F眉r Doktorandenkollegs und Cotutelles de th猫se:
- Qualit盲t der Doktorandenbetreuung
- Erwerb von Schl眉sselqualifikationen und sprachlichen und interkulturellen Kompetenzen
- bei Doktorandenkollegs zus盲tzlich: Strukturierung des Doktorandenausbildungs- und Forschungsprogramms (spezifische Lehrmethoden, binationale Doktoranden-auswahl), Verzahnung der Doktoranden- und der Postdocs-ausbildung, Verbreitung der Forschungsergebnisse
2) F眉r wissenschaftliche Veranstaltungen f眉r Nachwuchswissenschaftler (Forschungsateliers, Sommerschulen):
- wissenschaftliche und p盲dagogische Qualit盲t der Veranstaltung (Konferenzen, Workshops und Diskussionsforen; Vertiefungskurse und Fallstudien bei den Sommerschulen)
- wissenschaftliche und p盲dagogische Qualit盲t der Referenten
- methodologischer und interkultureller Ansatz
- Stimmigkeit bez眉glich der Herkunft der Teilnehmer und internationale Ausrichtung der Veranstaltung
- tats盲chliche Teilnehmerzahl
- Ver枚ffentlichung der Ergebnisse der Veranstaltung (Print / Internet)
Nachweise im Falle der Cotutelles de th猫se
- ein Exemplar der Dissertation per Post (als Ausdruck)
- ein Abstract der Dissertation zwecks Ver枚ffentlichung auf der DFH-Plattform 鈥濼h猫se en ligne鈥�
Entwicklung der Doktorandenfl眉sse und 脺berpr眉fung der tats盲chlichen Teilnehmerzahl der wissenschaftlichen Veranstaltungen
Zur 脺berpr眉fung der Doktorandenfl眉sse und der Teilnahme an den wissenschaftlichen Veranstaltungen werden die Angaben im Antrag mit den denen im Sachbericht verglichen.
Reichen dieselben Kooperationspartner zu einem sp盲teren Zeitpunkt erneut einen F枚rderantrag f眉r eine wissenschaftliche Veranstaltung ein, werden diese Daten bei der Evaluation ber眉cksichtigt.
Ortsbegehung
Die DFH beh盲lt sich die M枚glichkeit vor, im Rahmen der Begutachtung auf Vorschlag des Wissenschaftlichen Beirats in seltenen Ausnahmef盲llen eine Ortsbegehung durchzuf眉hren.
Ziel der Begehung ist es, in den pers枚nlichen Dialog mit den Partnerhochschulen zu treten, die Einhaltung der Qualit盲tskriterien vor Ort zu 眉berpr眉fen und, allgemeiner, die Fortentwicklung der betreffenden deutsch-franz枚sischen Kooperation zu flankieren.
Zusammensetzung der Ortsbegehungsdelegation
Die Ortsbegehung wird von einem Mitglied der Hochschulleitung oder des Wissenschaftlichen Beirats, einer zu diesem Zweck von der DFH beauftragten Fachperson und einem Mitarbeiter des Sekretariats durchgef眉hrt.
Ablauf
Die Hochschulleitung der DFH informiert die Leitung der betreffenden Einrichtung sechs聽Wochen im Voraus postalisch 眉ber die Begehung. In dieser Zeit wird die Ortsbegehung vom Sekretariat der DFH vorbereitet, das alle f眉r einen erfolgreichen Ablauf notwendigen Dokumente vorbereitet und zusammenstellt.
Die Ortsbegehungen bieten die Gelegenheit, die Leitung der Einrichtung, die Programmbeauftragten, die Studierenden des Studiengangs sowie die in der Verwaltung und Finanzabteilung t盲tigen Mitarbeiter zu treffen.
Folgen der Ortsbegehung
Im Anschluss an die Ortsbegehung erstellt das Sekretariat der DFH ein Begehungsprotokoll, das zun盲chst dem Gutachter, der an der Begehung teilgenommen hat, und anschlie脽end dem Pr盲sidenten der DFH zur Zustimmung 眉bermittelt wird.
Danach wird das Protokoll der Leitung der gepr眉ften Hochschule zugesendet, um ihr vor der abschlie脽enden Validierung die M枚glichkeit zur Stellungnahme einzur盲umen.
Ein Exemplar des Protokolls erh盲lt die Hochschule, ein zweites Exemplar wird bei der DFH aufbewahrt. Der Wissenschaftliche Beirat erh盲lt das Protokoll ebenfalls, um es bei der n盲chsten Evaluation ber眉cksichtigen zu k枚nnen.
Folgen bei M盲ngeln
W盲hrend des Antrags- und Begutachtungsverfahrens festgestellte M盲ngel
Unvollst盲ndig oder nicht fristgerecht eingereichter Antrag
In diesem Fall hat der Antragsteller keinen Anspruch auf eine weitere Antragsbearbeitung. Es liegt im Ermessen des Sekretariats zu entscheiden, ob die fehlenden Dokumente nachgereicht werden k枚nnen und ob der Antrag trotz M盲ngel zur Begutachtung weitergeleitet wird. Diese Entscheidung wird von der Hochschulleitung der DFH auf Empfehlung des f眉r die jeweilige Programmverwaltung zust盲ndigen DFH-Referats und in Abstimmung mit dem Vorsitzenden des Wissenschaftlichen Beirats der DFH getroffen.
W盲hrend der Antragsbegutachtung auftretende Fragen
Sollten die Gutachter in den Antragsunterlagen Unklarheiten feststellen, die einer Nachfrage bei den Antragstellern bed眉rfen und deren Kl盲rung f眉r die Bewertung des Antrags unabdingbar ist, gilt Folgendes:
鈥� die Verantwortung f眉r ein vollst盲ndig und korrekt ausgef眉lltes Antragsformular liegt ausschlie脽lich beim Antragsteller;
鈥� die Gutachter m眉ssen eindeutig feststellen k枚nnen, ob der Antragsteller die F枚rderkriterien erf眉llt oder nicht. F眉r die Bewertung bedarf es somit eindeutiger Angaben;
鈥� anderenfalls ist eine Beurteilung nicht m枚glich, und f眉r den betreffenden Bewertungsparameter k枚nnen keine Punkte vergeben werden;
鈥� die Kl盲rung von Fragen der Gutachter ist nur w盲hrend der von ihnen durchgef眉hrten individuellen Bearbeitung der Antragsunterlagen m枚glich. In dieser Phase k枚nnen sich die Gutachter mit Fragen an das zust盲ndige Referat des Sekretariats wenden, das im Rahmen seiner M枚glichkeiten zun盲chst selbst recherchiert und sich ggf. zur Kl盲rung an den Antragsteller wendet.
Stellungnahme der Antragsteller nach Bekanntgabe der F枚rderentscheidung
Die Antragsteller haben die M枚glichkeit, zum F枚rderbescheid und zum Gutachten Stellung zu nehmen bzw. Letzteres zu kommentieren. Die Stellungnahme ist an das Sekretariat zu richten. Das zust盲ndige Referat bearbeitet das Dossier und bereitet die Antwort des Pr盲sidiums der DFH vor. Der Entscheid des Hochschulrats ist jedoch unwiderruflich.
W盲hrend des F枚rderzeitraums vorgenommene 脛nderungen
Sollte das von den Gutachtern positiv bewertete, urspr眉ngliche Konzept eines Programms w盲hrend des F枚rderzeitraums in einem oder mehreren Punkten abwandelt werden, muss diese 脛nderung dem Sekretariat mitgeteilt und begr眉ndet werden.
Dies gilt auch, wenn relevante Daten im Antragsformular ge盲ndert werden m眉ssen.
Es obliegt dem Sekretariat, je nach Art und Umfang der 脛nderungen zu entscheiden, ob die Konzept盲nderung eine erneute Begutachtung erforderlich macht. Wird eine erneute Begutachtung beantragt, kann das Sekretariat ferner entscheiden, ob das betreffende Programm im Rahmen der folgenden Evaluationsrunde begutachtet wird oder ob in eiligen F盲llen der urspr眉ngliche Gutachter um eine au脽erordentliche Begutachtung gebeten wird.
W盲hrend des F枚rderzeitraums festgestellte M盲ngel
Ein Mangel liegt vor, wenn die im F枚rderantrag skizzierten Qualit盲tsmerkmale, die den Ausschlag f眉r die positive Bewertung gegeben haben, in der Praxis nicht umgesetzt werden.
Sollten die festgestellten M盲ngel nicht sofort behoben werden k枚nnen, setzt das Sekretariat den Kooperationspartnern im Auftrag der Hochschulleitung eine realistische Frist, innerhalb derer die M盲ngel behoben werden m眉ssen. Das Sekretariat der DFH kontrolliert die Einhaltung der Frist und die Umsetzung der Korrektur. Bei gravierenden M盲ngeln wird der Vorgang dem Gutachter, der den Antrag zuletzt bearbeitet hat, und/oder dem Vorsitzenden des Wissenschaftlichen Beirats erneut zur 脺berpr眉fung vorgelegt.
Kann in diesem Rahmen keine Entscheidung getroffen werden, ist eine erneute Antragstellung zum n盲chstm枚glichen Zeitpunkt erforderlich.
Administrative M盲ngel
Sollten bei der Kontrolle der Verwendungsnachweise nicht f枚rderf盲hige Ausgaben festgestellt werden, muss die betreffende Hochschule den entsprechenden Betrag zur眉ckerstatten.
Werden Formfehler festgestellt (z.聽B. fehlendes Dokument oder fehlende Unterschrift), werden ein erstes Mahnschreiben durch den Referatsleiter, ein zweites durch den Generalsekret盲r und ein drittes mit Unterschrift des Pr盲sidenten der DFH verschickt.
Schlussbemerkungen
Die Leitung der DFH beh盲lt sich das Recht vor, weitere Sanktionen zu verh盲ngen, wenn die zuvor genannten Ma脽nahmen unwirksam bleiben. Ferner ist das DFH-Sekretariat unter dem Vorbehalt, dass die betreffenden Gremien entsprechend informiert werden, befugt, die vorliegende Evaluationscharta an etwaige neue, von diesen Gremien beschlossene Anforderungen und/oder neue Programmausschreibungen anzupassen.