E.I. Qualit盲tssicherung von Studieng盲ngen
Die Qualit盲tssicherung von Studieng盲ngen beinhaltet eine Pr眉fung durch das Sekretariat der DFH auf drei Ebenen:
- Studierendenberichte
- Verwendungsnachweise (zahlenm盲脽iger Nachweis und Sachbericht)
- Entwicklung der Studierendenfl眉sse und der Anzahl der Doppeldiplomierten.
Die Studierendenberichte und die Verwendungsnachweise werden jedes Jahr eingereicht und gepr眉ft.
Bei jeder Begutachtung der einzelnen Studieng盲nge wird eine 脺bersicht 眉ber die Studierendenfl眉sse und Doppeldiplomierten erstellt.
Studierendenbericht und Sachbericht sind analog gegliedert, um eine Vergleichbarkeit der Angaben der Studierenden mit denen der Programmbeauftragten zu erm枚glichen (Sprachen, Betreuung der Studierenden, Komplementarit盲t des Studienangebots usw.).
Studierendenberichte
Die Studierenden werden gebeten, zu folgenden Hauptpunkten Stellung zu nehmen:
- Vorbereitung auf den Aufenthalt im Partnerland sowie Betreuung an der Partnerhochschule
- sprachliche Vorbereitung
- Ablauf und Bedingungen des Studiums und der Pr眉fungen an der Partnerhochschule
- Studienfinanzierung
- interkultureller Mehrwert
- Ma脽nahmen zur Eingliederung in den Arbeitsmarkt.
Die Studierendenberichte werden zu verschiedenen Zeitpunkten des Studiums ausgef眉llt: bei der Einschreibung, bei der R眉ckmeldung nach dem Aufenthalt im Partnerland und schlie脽lich in Rahmen des Abschlussberichts am Ende des Studiums. Die Studierendenberichte flie脽en in die administrative Begutachtung der Studieng盲nge ein und werden den Programmbeauftragten 眉bermittelt, die dazu Stellung nehmen k枚nnen, wenn sie m枚chten. Anschlie脽end werden die Berichte w盲hrend des Evaluationszeitraums den Gutachtern 眉ber eine passwortgesch眉tzte Internetseite zur Verf眉gung gestellt.
Verwendungsnachweise
Jede Hochschule muss am Ende des akademischen Jahres, auf jeden Fall sp盲testens bis聽zum聽31.10., einen Nachweis 眉ber die Verwendung der von der DFH gezahlten Zuwendungen vorlegen.
Die Verwendungsnachweise werden gem盲脽 den aktuellen Verwendungsrichtlinien formal und rechnerisch 眉berpr眉ft.
Sollten hierbei Unstimmigkeiten festgestellt werden, setzt sich die DFH unverz眉glich mit der betreffenden Hochschule in Verbindung.
Sollten sich die Unstimmigkeiten (z.聽B. im Falle einer nicht f枚rderf盲higen Ausgabe) best盲tigen, wird die Hochschule um eine R眉ckerstattung des entsprechenden Betrags gebeten.
Kann die Hochschule die Ausgabe nicht nachvollziehbar begr眉nden, werden die zu viel verausgabten Mittel zur眉ckgefordert.
Erfolgt die R眉ckzahlung nicht fristgerecht, erh盲lt die Hochschule in einem abgestuften Verfahren Zahlungserinnerungen und schlie脽lich eine Mahnung.
Sachbericht
Die Programmbeauftragten werden gebeten, zu den folgenden Hauptthemen Stellung zu nehmen:
- Studierende: Auswahl, Studienabbruch, Doppeldiplomierte, Betreuung der Studierenden, gemeinsame Studierendengruppe usw.
- Studieng盲nge: spezifische Lehreinheiten, die den binationalen Charakter des Studiengangs belegen, Sprachen, Praktika usw.
- Sonstiges: zus盲tzliche Finanzierungsmittel, Entwicklungsperspektiven f眉r den Studiengang usw.
Dieser Bericht muss von den Programmbeauftragten jedes Jahr bis sp盲testens zum聽31.聽Oktober online ausgef眉llt und eingereicht werden. Die Unterschrift der jeweiligen Hochschulleitung kann bis zum 31.聽Dezember nachgereicht werden.
Der Bericht wird im Rahmen der Pr眉fung der Verwendungsnachweise systematisch ausgewertet. Die Bewertungen und Berichte werden den Gutachtern zur Verf眉gung gestellt.
Die Auswertungsergebnisse werden im Intranet-System der DFH abgelegt und dienen als interner Bericht f眉r den betreffenden Studiengang.
Ein besonderes Augenmerk gilt den Studienabbr眉chen, insbesondere wenn die Abbruchquote zu hoch ist oder ein Studienabbruch auf einen gravierenden Mangel im Studiengang zur眉ckzuf眉hren ist.
Pr眉fung von Verwendungsnachweisen
Die Ergebnisse der Pr眉fung der Verwendungsnachweise (zahlenm盲脽iger Nachweis und Sachbericht) flie脽en in die administrative Begutachtung der Studieng盲nge ein.
Entwicklung der Studierendenfl眉sse und Doppeldiplomierten
Das Sekretariat der DFH erstellt f眉r jeden erneut zu begutachtenden Studiengang eine Tabelle mit der Entwicklung der Studierendenfl眉sse und der Doppeldiplomierten w盲hrend des abgelaufenen F枚rderzeitraums. Diese Tabellen werden in die Antragsformulare und Evaluationsb枚gen eingebunden und somit an die Gutachter 眉bermittelt.
Ortsbegehung
Die DFH beh盲lt sich die M枚glichkeit vor, im Rahmen der Begutachtung auf Vorschlag des Wissenschaftlichen Beirats in seltenen Ausnahmef盲llen eine Ortsbegehung durchzuf眉hren.
Ziel der Begehung ist es, in den pers枚nlichen Dialog mit den Partnerhochschulen zu treten, die Einhaltung der Qualit盲tskriterien vor Ort zu 眉berpr眉fen und, allgemeiner, die Fortentwicklung der betreffenden deutsch-franz枚sischen Kooperation zu flankieren.
Zusammensetzung der Ortsbegehungsdelegation
Die Ortsbegehung wird von einem Mitglied der Hochschulleitung oder des Wissenschaftlichen Beirats, einer zu diesem Zweck von der DFH beauftragten Fachperson und einem Mitarbeiter des Sekretariats durchgef眉hrt.
Ablauf
Die Hochschulleitung der DFH informiert die Leitung der betreffenden Einrichtung sechs Wochen im Voraus postalisch 眉ber die Begehung. In dieser Zeit wird die Ortsbegehung vom Sekretariat der DFH vorbereitet, das alle f眉r einen erfolgreichen Ablauf notwendigen Dokumente vorbereitet und zusammenstellt.
Die Ortsbegehungen bieten die Gelegenheit, die Leitung der Einrichtung, die Programmbeauftragten, die Studierenden des Studiengangs sowie die in der Verwaltung und Finanzabteilung t盲tigen Mitarbeiter zu treffen.
Folgen der Ortsbegehung
Im Anschluss an die Ortsbegehung erstellt das Sekretariat der DFH ein Begehungsprotokoll, das zun盲chst dem Gutachter, der an der Begehung teilgenommen hat, und anschlie脽end dem Pr盲sidenten der DFH zur Zustimmung 眉bermittelt wird.
Danach wird das Protokoll der Leitung der gepr眉ften Hochschule zugesendet, um ihr vor der abschlie脽enden Validierung die M枚glichkeit zur Stellungnahme einzur盲umen.
Ein Exemplar des Protokolls erh盲lt die Hochschule, ein zweites Exemplar wird bei der DFH aufbewahrt. Der Wissenschaftliche Beirat erh盲lt das Protokoll ebenfalls, um es bei der n盲chsten Evaluation ber眉cksichtigen zu k枚nnen.
Folgen bei M盲ngeln
W盲hrend des Antrags- und Begutachtungsverfahrens festgestellte M盲ngel
Unvollst盲ndig oder nicht fristgerecht eingereichter Antrag
In diesem Fall hat die antragstellende Kooperation keinen Anspruch auf eine weitere Antragsbearbeitung. Es liegt im Ermessen des Sekretariats zu entscheiden, ob die fehlenden Dokumente nachgereicht werden k枚nnen und ob der Antrag trotz M盲ngel zur Begutachtung weitergeleitet wird. Diese Entscheidung wird von der Hochschulleitung der DFH auf Empfehlung des f眉r die jeweilige Programmverwaltung zust盲ndigen DFH-Referats getroffen.
W盲hrend der Antragsbegutachtung auftretende Fragen
Sollten die Gutachter in den Antragsunterlagen Unklarheiten feststellen, die einer Nachfrage bei den Kooperationspartnern bed眉rfen und deren Kl盲rung f眉r die Bewertung des Antrags unabdingbar ist, gilt Folgendes:
- die Verantwortung f眉r ein vollst盲ndig und korrekt ausgef眉lltes Antragsformular liegt ausschlie脽lich beim Antragsteller;
- die Gutachter m眉ssen eindeutig feststellen k枚nnen, ob der Antragsteller die F枚rderkriterien erf眉llt oder nicht. F眉r die Bewertung bedarf es somit eindeutiger Angaben;
- anderenfalls ist eine Beurteilung nicht m枚glich, und f眉r den betreffenden Bewertungsparameter k枚nnen keine Punkte vergeben werden;
- die Kl盲rung von Fragen der Gutachter ist nur w盲hrend der von ihnen durchgef眉hrten individuellen Bearbeitung der Antragsunterlagen und vor der Evaluationssitzung m枚glich. In dieser Phase k枚nnen sich die Gutachter mit Fragen an das zust盲ndige Referat des Sekretariats der DFH wenden, das sich wiederum zur Kl盲rung an die antragstellende Hochschule wendet;
- Informationen, die erst nach der Evaluationssitzung eingehen, werden nicht ber眉cksichtigt.
Stellungnahme der Antragsteller nach dem F枚rderbescheid
Die Antragsteller haben die M枚glichkeit, zum F枚rderbescheid und zum Gutachten Stellung zu nehmen bzw. Letzteres zu kommentieren. Die Stellungnahme ist an das Sekretariat der DFH zu richten. Das zust盲ndige Referat bearbeitet das Dossier und bereitet die Antwort des Pr盲sidiums der DFH vor. Der Entscheid des Hochschulrats ist jedoch unwiderruflich.
W盲hrend des F枚rderzeitraums vorgenommene 脛nderungen
Sollte das von den Gutachtern positiv bewertete, urspr眉ngliche Konzept eines Studiengangs w盲hrend des F枚rderzeitraums in einem oder mehreren Punkten abwandelt werden, muss diese 脛nderung dem Sekretariat mitgeteilt und begr眉ndet werden.
Dies gilt auch, wenn relevante Daten im Antragsformular ge盲ndert werden m眉ssen.
Das Sekretariat erkundigt sich nach Art und Ausma脽 der 脛nderungen und leitet die Informationen an den Vorsitzenden der Evaluationsgruppe und den Vorsitzenden des Wissenschaftlichen Beirats weiter, die 眉ber die Durchf眉hrung einer erneuten Evaluation befinden.
W盲hrend des F枚rderzeitraums festgestellte M盲ngel
Ein Mangel liegt vor, wenn die im Antrag skizzierten Qualit盲tsmerkmale, die den Ausschlag f眉r die positive Bewertung gegeben haben, in der Praxis nicht umgesetzt werden.
Sollten die festgestellten M盲ngel nicht sofort behoben werden k枚nnen, setzt das Sekretariat den Kooperationspartnern im Auftrag der Hochschulleitung eine realistische Frist, innerhalb derer die M盲ngel behoben werden m眉ssen. Das Sekretariat der DFH kontrolliert die Einhaltung der Frist und die Umsetzung der Korrektur. Bei gravierenden M盲ngeln wird der Vorgang den Gutachtern, die den Antrag zuletzt bearbeitet haben, oder dem Vorsitzenden der betreffenden Evaluationsgruppe und/oder dem Vorsitzenden des Wissenschaftlichen Beirats erneut zur 脺berpr眉fung vorgelegt.
Kann in diesem Rahmen keine Entscheidung getroffen werden, ist eine erneute Antragstellung zum n盲chstm枚glichen Zeitpunkt erforderlich.
Administrative M盲ngel
Sollten bei der Kontrolle der Verwendungsnachweise nicht f枚rderf盲hige Ausgaben festgestellt werden, muss die betreffende Hochschule den entsprechenden Betrag zur眉ckerstatten.
Sollten Formfehler festgestellt werden (z.聽B. fehlendes Dokument oder fehlende Unterschrift), wird zun盲chst ein erstes Mahnschreiben durch den betreffenden Referatsleiter, dann ein聽zweites durch den Generalsekret盲r und zuletzt ein drittes mit Unterschrift des Pr盲sidenten der DFH verschickt.
Sollte sich der Kontakt mit einer Einrichtung und/oder ihrem Programmbeauftragten als besonders schwierig erweisen, erh盲lt sie im Zuge der administrativen Begutachtung durch das Sekretariat der DFH eine negative Bewertung.
Schlussbemerkungen
Die Leitung der DFH beh盲lt sich das Recht vor, weitere Sanktionen zu verh盲ngen, wenn die zuvor genannten Ma脽nahmen unwirksam bleiben. Ferner ist das DFH-Sekretariat unter dem Vorbehalt, dass die betreffenden Gremien entsprechend informiert werden, befugt, die vorliegende Evaluationscharta an etwaige neue, von diesen Gremien beschlossene Anforderungen und/oder neue Programmausschreibungen anzupassen.